مفهوم رایج اتوماسیون:
آن چه که به عنوان نرم افزار اتوماسیون(یا اتوماسیون اداری) شناخته میشود در واقع یک سیستم گردش نامه و مستندات میباشد که این گردش میتواند بین افراد داخل یا خارج از شرکت انجام گیرد.
به عبارت دیگر،اتوماسیون به ترکیبی از بایگانی،ایمیل و دبیرخانه اطلاق میشود،بنابراین میتوان گفت نقش اتوماسیون بیشتر ارسال نامه،درخواست و گردش آن بین افراد مختلف،بدون استفاده از کاغذ میباشد.
اتوماسیون فرایند محور:
اتوماسیون های رایج (غیر فرایند محور) همان گونه که در پاراگراف قبلی ذکر شد بسته های نرم افزاری هستند که یک روش سریع و ساده گردش نامه و مستندات را در داخل یک شرکت پیاده سازی میکنند و استفاده کنندگان به ناچار سعی میکنند فرایندهای داخل سازمان را تغییر دهند تا بتوانند از امکانات آن بسته نرم افزاری استفاده نمایند و طبیعتاً این موضوع (تغییر فرایند) در مورد همه فرایندها امکان پذیر نمیباشد.
بنابراین اتوماسیون های ذکر شده بخش هایی از فرایند سازمان از جمله ارسال درخواست،دستور و نامه را تسهیل میکنند اما در واقع عمل اتوماسیون انجام نمیگیرد.
تفاوت اتوماسیون شرکت بکرپردازان با دیگر اتوماسیون ها این است که اتوماسیون ما فرایند محور است یعنی از یک موتور اتوماسیون بسیار منعطف و قابل توسعه بهره میبرد که میتواند بسته به نیازهای مشتری سفارشی سازی گردد.کارشناسان شرکت با شناخت جزئیات گردش فرایندها و فرم های مرتبط،اتوماسیون را متناسب با نیازهای مشتری طراحی مینمایند.این موتور میتواند با انواع متنوع فرایندها سازگاری و همخوانی داشته باشد؛اما سایر اتوماسیون ها برای تمامی فرایندها مناسب نمیباشند.ضعف این اتوماسیون ها این است که استفاده کننده همواره ناگزیر است از برخی خواسته ها و نیازهای خود چشم پوشی نماید و تغییراتی در فرایند سازمان ایجاد نماید تا بتواند از امکانات محدود آن بسته نرم افزار اتوماسیون بهره ببرد.
اتوماسیون بکر،یک سیستم یک پارچه است اما یک پارچه انجام نمیشود و اجرای آن فاز به فاز صورت میگیرد،اما در نهایت کلیه فرایندها در اتوماسیون به نرم افزارهای پایه از جمله سیستم حسابداری،انبار داری،نقدینگی،خرید و فروش،حقوق و دستمزد و تولید متصل میشوند و همین امر به نحو چشمگیری باعث افزایش بازده میگردد.
برای آشنایی بیشتر با نحوه کار اتوماسیون به ذکر مثالی از اتوماسیون در یک شرکت تولیدی می پردازیم.
از آن جا که در اغلب شرکت های تولیدی،انبار و فرایندهای مرتبط با آن،قلب سیستم را تشکیل می دهند مثال خود را در این حوزه ارائه می نماییم.
در اتوماسیون با توجه به نیاز سازمان می توانیم مشخص نماییم فرایند از کجا آغاز و به کجا ختم گردد.جهت طراحی اتوماسیون باید کل فرایندهای شرکت مورد بررسی قرار گیرند،ولی معمولاً در شرکت های تولیدی،فرایند از سفارش آغاز می گردد.
تیراژ:
سفارش هایی که مکرراً ثبت و تولید میشوند و جز تولیدات ثابت شرکت میباشند.چنین سفارشهایی همواره بدون تغییر و مشابه قبل میباشند از این رو محصول تولید شده دارای درخت محصول قطعی میباشد.
سفارشی:
سفارشهایی که جز تولیدات ثابت شرکت نیستند و بنا به درخواست مشتری،شرکت اقدام به تولید آنها مینماید.در محصولات سفارشی مواد مورد استفاده هر بار دستخوش تغییر میگردد.
طراحی اتوماسیون این دو نوع تولید،کاملاً متفاوت خواهد بود.
مسیر زیر،فرایند اصلی در شرکت های تولیدی میباشد.
طراحی اتوماسیون به طور خاص برای هر مشتری:
شاید بسیاری از این عملیات به طور کلی در شرکت های تولیدی دیگر نیز وجود داشته باشند اما مواردی از جمله تنوع مواد،تنوع تولید،متفاوت بودن نحوه سفارش گیری و… در طراحی فرایندها و نحوه اجرا اتوماسیون تأثیر می گذارند.از این رو شرکت بکرپردازن با توجه به فرایند و شرایط خاص هر شرکتی اقدام به طراحی و پیاده سازی اتوماسیون متناسب با آن می نماید.
برخی از محاسن اتوماسیون فرایند محور:
۱- در این اتوماسیون اموری از جمله خرید مواد اولیه بیشتر از نیاز،امکان بروز خطا در شمارش موجودی مواد اولیه و کالاهای ساخته شده،سرقت از انبارها،احتمال فراموش کردن صدور رسید و حواله انبار و مواردی از این قبیل کاهش می یابد و حتی کوچک ترین رویدادها نیز در سیستم ثبت می گردند.
۲- ارائه گزارش زمانسنجی دقیق برای ثبت به موقع سفارش خرید با در نظر گرفتن زمان انتظار خرید.
۳- محاسبه دقیق بهای تمام شده برای تک تک محصولات.
۴-افزایش بازده تولید