تعاريف و تنظيمات اوليه براي سال جديد

براي راه اندازي برنامه در سال مالي جديد مي بايست يكسري تنظيمات اوليه در برنامه صورت پذيرد، اين مراحل شامل موارد زير مي باشد و به تفصيل به شرح هر كدام خواهيم پرداخت:

تعريف سال مالي
تعيين محدوده تاريخي مجاز در برنامه هاي مورد استفاده
اخذ موجودي اوليه در برنامه انبار
بستن حساب ها و صدور سند افتتاحيه

سال مالي

منظور از سال مالي در نرم افزار هاي بكر چه مي باشد؟

به باز زماني مورد نظر در يك دوره مالي، سال مالي مي گويند و ممكن است براي شركت هاي مختلف با توجه به ارائه دفاتر به سازمان امور مالياتي مختلف باشد. به طور مثال شروع سال مالي برخي از شركت ها ابتداي هر سال شمسي مي باشد و براي برخي از شركت هاي ديگر از تاريخ شروع اول مهر هر سال و يا هر زمان ديگر، بديهي است اين دوره از هر تاريخي كه شروع مي شود به مدت يكسال شمسي به طول مي انجامد.

نكته 1 : تعريف سال مالي به كل برنامه ها تعميم داده مي شود و مبناي بازه گزارش گيري در برنامه ها مي باشد و تا زماني كه اين امر انجام نشده باشد امكان فعاليت در هيچ كدام از نرم افزارها صورت نخواهد پذيرفت.

نكته 2 : براي تعريف سال مالي كاربر بايد داراي دسترسي مديريت كاربران باشد(بالاترين سطح دسترسي).

تعريف سال مالي

براي تعريف سال مالي جديد مي بايست از منوي تعاريف و تنظيمات گزينه تعيين تاريخ هاي مجاز و تعريف سال مالي را انتخاب نماييد، در جدول موجود برگه سال مالي و در سه ستون زير تعريف مي گردد:

تعريف سال مالي

سال : در اين ستون، عدد سال مالي مورد نظر به صورت كامل درج مي گردد.

از تاريخ : تاريخ درج شده در اين ستون، بيانگر زمان شروع سال مالي مورد نظر مي باشد و مبناي حوزه از تاريخ در گزارشات نيز مي باشد.

تا تاريخ : در اين حوزه نيز، تاريخ پايان سال مالي مورد نظر، ثبت مي گردد و مبناي حوزه تا تاريخ در گزارشات مي باشد(در صورتي كه سال مالي به صورت كامل پايان نيافته باشد ملاك حوزه تا تاريخ، تاريخ آخرين سند مي باشد)

تعيين محدوده تاريخي مجاز در برنامه هاي مورد استفاده

علاوه بر تعريف سال مالي(كه به صورت كلي تعريف مي شود) در هر برنامه مي بايست با توجه به تعاريف انجام شده براي بخش هاي مختلف نيز محدوده تاريخي مجاز تعريف شود، اما تفاوت آن با سال مالي در اين نكته مي باشد كه سال مالي به كل برنامه ها تعميم داده مي شود و مبناي بازه گزارش گيري در برنامه ها مي باشد و تا زماني كه اين امر انجام نشده باشد امكان فعاليت در هيچ كدام از نرم افزارها صورت نخواهد پذيرفت ولي تعيين تاريخ مجاز ميتواند براي بخش هاي مختلف به صورت دلخواه تعريف شود، به طور مثال فرض كنيد ميخواهيم ثبت و تغيير اسناد در يك دفتر حسابداري را محدود كنيم و فقط در سه ماهه آخر سال مجاز به ثبت و اصلاح اسناد باشيم (بازه تاريخي 96/10/01 تا 96/12/29)و در دفتر ديگر محدوديتي از نظر ثبت و اصلاح نداشته باشيم (بازه زماني 96/01/01 تا 96/12/29) در اين صورت ميتوان به تفكيك براي دفاتر مورد نظر محدوده تاريخي را تعيين نمود.

با توجه به توضيحات بالا مي بايست (در برنامه هاي موجود و مورد استفاده) به تفكيك براي دفاتر حسابداري، دسته فاكتور هاي خريد و فروش، انبار هاي تعريف شده و دفاتر موجود در سيستم نقدينگي اين تعاريف انجام پذيرد، روش ايجاد و اصلاح همانند سال مالي ميباشد و تفاوتي در روش تعريف وجود ندارد.

تعيين تاريح مجاز در برنامه حسابداري

تعيين تاريح مجاز در برنامه انبار

تعيين تاريح مجاز در برنامه فروش

با توجه به تصاوير و توضيحات بالا نتيجه ميگيريم در هر برنامه اي ميتوان تاريخ هاي مورد نظر را تعيين و كاربران مجاز به ثبت و اصلاح اسناد در بازه هاي زماني مجاز مي باشند.

نكته : براي تعيين محدوده تاريخي مجاز كاربر در هر برنامه مي بايست داراي دسترسي(مطابق تصوير) اين كار باشد.

تعيين دسترسي كاربر براي تاريخ مجاز

اخذ موجودي اوليه در برنامه انبار

پنجره اخذ موجودی اولیه

در ابتداي هر سال مالي جديد، براي شروع كار مي بايست موجودي سال قبل هر انبار را به سال جديد منتقل نمود، اين عمليات با استفاده از برگه “اخذ موجودي سال قبل” قابل انجام مي باشد و ميتوان به صورت همزمان و به تفكيك هاي گوناگون موجودي انبار ها را از سال قبل اخذ نمود. اين برگه داراي بخش هاي نوار ابزار، انتخاب تفكيك،‌ انتخاب علت ورود و خروج، حذف اطلاعات قبلي و انتخاب انبار مي باشد كه به تفصيل هركدام از آنها شرح داده خواهد شد

نوار ابزار
نوار ابزار شامل کلید های خروج و ثبت عملیات انتقال موجودی میباشد و همان طور که از نام آنها پیداست، کلید خروج برای خروج از این پنجره و کلید ثبت عملیات برای ثبت نهایی انتقال موجودی اولیه در سال مالی جاری می باشد.
انتخاب تفكيك
اين پنجره به منظور اخذ موجودي كالا به تفكيك هاي استفاده شده در جزييات اسناد انبار مي باشد كه موجودي به تفكيك هر كدام از آنها ميتواند داراي اهميت باشد به طور مثال فرض كنيد براي پروژه هاي شركت عمليات خريد و ارسال كالا به تفكيك هر پروژه ثبت مي شود در اين صورت ميتوان موجودي مانده در انبارهاي مختلف در پايان سال مالي را به تفكيك پروژه براي سال بعد منتقل نمود. گزينه هاي اين پنجره عبارتند از : به تفكيك بچ نامبر، به تفكيك لات نامبر، به تفكيك تاريخ انقضاء، به تفكيك مركز هزينه، به تفكيك تفكيك 1، به تفكيك تفكيك2، به تفكيك تفكيك3 و به تفكيك پروژه كه كاربر ميتواند به تفكيك و يا تركيبي از اين گزينه ها استفاده نمايد.
علت ورود و خروج
از آنجايي كه هر سند انبار بايد داراي علت ورود و خروج باشد مي بايست براي اسنادي كه به صورت اتوماتيك ايجاد مي شوند نيز علت ورود و خروج تعيين نمود. با كليك بر روي اين قسمت ليست علت هاي ورود تعريف شده در برنامه انبار نمايش داده مي شود و كاربر مي تواند يكي از اين علت ها(معمولا موجودي اوليه كه مي بايست از قبل تعريف شده باشد) را انتخاب نمايد تا اسناد صادر شده بر اساس آن در سيستم ثبت و قابل گزارش گيري باشد.
حذف برگه هاي موجودي
گاهي اوقات ممكن است تا موجودي اوليه بعضي از انبارها به دلايل گوناگون مجددا اخذ شود و اطلاعات برگه هاي اخذ شده قبلي حذف شوند، در اين صورت كاربر ميتواند با استفاده از اين گزينه به صورت اتوماتيك برگه هاي قبلي را حذف نمايد.
انتخاب انبار
دراين پنجره انبارهاي مورد نظر جهت عمليات انتقال موجودي به سال جديد با توجه به دسترسی کاربران نمایش داده می شوند(کاربرانی که به موجودی اولیه و اطلاعات مقداری کالا در انبارها دسترسی دارند)، بدين صورت كه با انتخاب تیک کنار هر انبار عملیات انتقال موجودی برای آنها صورت می پذیرد.
اخذ موجودی اولیه
پس از ورود به این پنجره، برای اخذ موجودی اولیه به ترتیب مراحل زیر اقدام نمایید:

انتخاب تفکیک های مورد نظر(این گزینه به صورت الزامی نمی باشد و در صورت نیاز می توان از آن استفاده نمود)
انتخاب علت ورود موجودی
انتخاب تیک حذف برگه های قبلی(در صورتی که نمی خواهید برگه هایی که قبلا ثبت شده اند پاک شود تیک این گزینه را بردارید)
انتخاب انبار(های) مورد نظر
کلید ثبت و انجام عملیات انتقال

بستن حساب ها و صدور سند افتتاحيه

ابتدا بايد يادرآور شد عدم بستن حساب ها و صدور سند افتتاحيه خللي در انجام عمليات در سيستم بكر وارد نمي كند و ميتوان نسبت به صدور اسناد حسابداري اقدام نمود،‌اما براي اخذ گزارش گيري صحيح مي بايست مانده حساب ها (در صورت انجام امور حسابداري به صورت ادواري) به سال جديد منتقل شود. براي اين امر با ما همراه باشيد.

در سيستم حسابداري بستن حساب ها به معناي ثبت يك يا چند سند در پايان هر سال مالي به منظور صفر نمودن مانده برخي از حسابهايي است كه قابل انتقال به سال آينده نباشند و همچنين انتقال مانده برخي حساب ها به سال جديد است. يكي از معمولترين روشها، بستن حساب با دو سند شامل بستن حسابهاي موقت و حسابهاي دائم مي باشد. پنجره “بستن حسابها”به منظور انجام عمليات بستن حسابها به صورت اتوماتيك طراحي شده است.

پنجره بستن حساب ها

روش بستن حسابها
براي بستن حسابها در اين پنجره، در ابتدا گروه بستن حساب را وارد مي كنيم؛ به عنوان مثال براي بستن اسناد موقت و دائم ميتوان در رديف اول عبارت “بستن حسابهاي موقت” و در رديف دوم عبارت “بستن حسابهاي دائم” را وارد نمود. سپس براي هريك از اين گروهها، بايد در جدول جزييات، كد حسابي را كه قرار است بسته شود، در ستون “كد حساب” وارد نمود. سند بستن حساب ميتواند به تفكيك مركز، شخص، پروژه و يا بدون تفكيك باشد كه اين عمل با فعال نمودن گزينه دلخواه مربوطه انتخاب گزينه مورد نظر در ستون “تفكيك” صورت مي پذيرد. مانده حساب بسته شده نيز، به تفكيك كد طرف حساب به حسابي بسته خواهد شد كه در ستون “كد طرف حساب”، وارد مي شود. طرف حساب نيز مي تواند داراي تفكيك (مركز، شخص و پروژه و تفكيكها) باشد. در ستون “شرح” نيز شرحي درج مي گردد كه قرار است پس از بسته شدن حساب، در ستون شرح سند حسابداري، ثبت گرددكه به طور پيش فرض سند اختتاميه در نظر گرفته شده است. در واقع اين تنظيمات بيانگر اين مطلب است كه تعيين مي كنيم چه حسابي و به چه تفكيكي، با چه حساب و تفكيك، بسته شود. میتوان برای ساده تر شدن تعاریف و تنظیمات این بخش، در قسمت انتخاب حساب، حساب ها را در سطح کل انتخاب نماییم، در این صورت سیستم به صورت اتوماتیک حساب ها را به تفکیک کدهای زیر مجموعه(حسب معین یا تفصیلی) خواهد بست.
پس از انجام تمامي تنظيمات فوق، با وارد نمودن شاخص سند حسابداري در حوزه “در سند با شاخص” و انتخاب يا عدم انتخاب “حذف محتويات سند” جهت بستن حساب، با كليك نمودن بر روي دكمه “بستن حسابها” عمليات آغاز شده و سندي توليد مي گردد كه محتويات آن بر اساس تنظيمات صورت گرفته، خواهد بود.
:توضيح
پيش از انجام عمليات بستن حساب، ابتدا ميبايست يك سند جديد (خالي)، ايجاد نمود؛ اما به دليل عدم وجود امكان درج سند بدون آرتيكل در سيستم حسابداري، ميتوان سند را ايجاد و يك سرفصل حساب را يك ريال بدهكار و بستانكار نموده و شماره شاخص آن را يادداشت كرد؛ و در زمان انجام عمليات بستن حسابها، با انتخاب گزينه “ابتدا محتويات سند حذف شود”، آرتيكلهاي ايجاد شده حذف مي گردند.
ايجاد سند افتتاحيه بعد از سند اختتاميه
هنگامي كه در پايان دوره مالي سند اختتاميه صادر مي شود لازم است در دوره مالي جديد حسابها با سند افتتاحيه باز شود. براي ايجاد سند افتتاحيه ابتدا يك سند جديد ايجاد و سپس با استفاده از “كپي سند” و تغيير سال مالي سند اختتاميه، در حالي كه گزينه جا به جايي بدهكار و بستانكار فعال است در سند جديد كپي مي شود.
اصلاح شرح و كد حساب سند افتتاحيه
به دليل اينكه در هنگام كپي سند اختتاميه تمامي محتويات سند كپي مي‌شود، شرح و كد حساب نياز به اصلاح دارند. براي اصلاح شرح سند در قسمت ابزار سند وارد تب ” جايگزيني” شده و شرح جديد در قسمت “جايگزين كردن” و شرح قبلي در قسمت “به جاي” وارد مي شود، سپس كليد اجرا را مي زنيم، همچنين براي جايگزيني كد حساب افتتاحيه به جاي كد اختتاميه در قسمت “جايگزيني كد” و حوزه “جايگزين كردن”، كد حساب افتتاحيه و در حوزه “بجاي” كد حساب اختتاميه را وارد مي نماييم و در آخر كليد اجرا را مي زنيم.